Jak je to s archivací účetních dokladů SV a bytových družstev?

Společenství vlastníků i bytová družstva nashromáždí za rok mnoho účetních, administrativních, či technických dokumentů. Jak je to s jejich archivací a kdy může proběhnout skartace těchto dokumentů?

Předně je třeba říci, že SV a BD jsou povinni uchovávat účetní doklady po dobu 5 let, účetní závěrky po dobu 10 let. Mzdové listy (to je u SV a BD spíše výjimkou) musíte uchovávat dokonce až 30 let. Současně musí všechny právnické osoby po celou dobu své existence uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu i s přílohami.

Kdy skartovat účetní, administrativní a technické doklady SV a BD?

Je to opravdu hodně dokumentů, které musí SV a BD uchovávat ve svých archivech, než může přistoupit ke skartaci. Obecně můžeme doporučit účetní dokumentaci (mino účetních závěrek) skartovat po 5 letech a vždy tento krok protokolárně zaznamenat, stejně tak revizní zprávy, kontroly, vyúčtování služeb, evidenční listy.

Tyto dokumenty zabírají velký prostor, jelikož se mnohdy jedná o několik desítek šanonů, které je potřeba uskladnit.

Naše správcovská firma má vlastní archiv, kde všechny tyto dokumenty pro své spravované objekty uchovává.

Nově nabízíme vhodné skladovací prostory pro uskladnění dokumentů SV a BD, určených k archivaci. Cena je 299 Kč / měsíc za 1m3 šanonů. V ceně je vyzvednutí dokladů a dokumentů z Vašich prostor.

Pro více informací volejte naši klientskou linku, nebo pište na email.

Jaké právní předpisy upravují otázku archivace účetní, administrativní a technické dokumentace?

Nejprve stručný přehled právních předpisů, upravujících tuto problematiku

1) Zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991), ust. § 31 a § 32

Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu, kterou stanovuje zákon. Účetní záznamy se uschovávají:

• účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)

• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)

• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)

2) Zákon o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.), ust. § 27

Plátce DPH musí ze zákona uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu. Daňový doklad v listinné formě může plátce převést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě, pokud:

• metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost

• je daňový doklad převedený do elektronické podoby opatřený uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou osoby odpovědné za jeho převod  

3) Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.), ust. § 35a

Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat:

• stejnopisy evidenčních listů vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny

• mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají; jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají

• u obchodní společnosti seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést (platí to obdobně pro družstvo) - po dobu 6 kalendářních let následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních let následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno

Jednoduchý návod a vysvětlení archivace a skartace pro SV a BD:

Jak jsme již uvedli shora, problematiku úschovy účetních dokladů řeší zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví – konkrétně část šestá, § 31 a § 32.

Dobrá zpráva je, že společenství vlastníků nejsou plátci DPH, netýkají se jich proto lhůty uvedené v zák. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Pokud však společenství vyplácí odměny členům výboru nebo kontrolních orgánů, případně pokud zaměstnává nějaké jiné zaměstnance, je potřeba zohlednit lhůty pro uchovávání záznamů potřebných pro účely důchodového pojištění, které stanovuje zák. č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění.

Je důležité vědět, že mimo účetní závěrku, výroční zprávu o hospodaření, mzdových listů a evidenčních listů důchodového pojištění platí pro všechny ostatní účetní záznamy společenství, že je společenství musí uschovávat ve lhůtě 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. Někteří doporučují přidat k této lhůtě 3 měsíce navíc, protože tvrdí, že je účetní období uzavřeno de facto až v okamžiku účetní závěrky a ta má být vyhotovena ve lhůtě do 3 měsíců od konce účetního období. Výslovně to však v zákoně takto uvedeno není.

Účetní závěrku a výroční zprávu o hospodaření má společenství povinnost uschovat ve lhůtě 10 let od konce účetního období, kterého se týkají.

Pokud odměny a mzdy vyplácené společenstvím nedosahují výše, ze které je povinnost odvádět sociální pojištění, pak se vás lhůty pro uschování záznamů potřebných pro účely důchodového pojištění netýkají. Pokud však z mezd svých zaměstnanců a odměn členů svých statutárních orgánů sociální pojištění odvádíte, pak je potřeba uschovávat záznamy, které výši pojistného prokazují (přinejmenším tedy mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění) ve lhůtě 30 let od konce období, kterého se týkají. Není od věci ponechat si v úschově také smlouvy se zaměstnanci.

Navíc po celou dobu fungování společenství je potřeba uschovávat také základní dokumenty o vzniku a statutu společenství a dokumenty, které jsou nezbytné pro plynulý chod společenství – především zakladatelské dokumenty, prohlášení vlastníka, stanovy, notářské zápisy, pasporty domu a jednotlivých bytových jednotek, usnesení shromáždění, zápisy z jednání výboru a kontrolní komise, záznamy o provedených revizích, platné smlouvy a další dokumenty, které jsou důležité pro plynulý chod společenství.

Pokud jde o usnesení shromáždění společenství, sice víme, že dle § 1209 zák. č. 89/2012 Sb, občanského zákoníku, může vlastník, který s rozhodnutím nesouhlasí, navrhnout soudu, aby o dané záležitosti rozhodl, pouze ve lhůtě do 3 měsíců ode dne, kdy se o rozhodnutí dozvěděl nebo mohl dozvědět. Neznamená to však, že bychom po uplynutí této relativně krátké doby usnesení shromáždění mohli skartovat. Rozhodně je vhodné je uschovávat po celou dobu fungování společenství.

Ještě jedna situace, která je ve společenstvích vlastníků bohužel poměrně častá, pro vás bude podnětem pro prodloužení lhůty k uschování dokladů. Máte-li v domě dlužníky, archivujte doklady (v tomto případě i ty účetní) až do doby, kdy své dluhy vymůžete, případně do doby, kdy uplyne promlčecí doba. (3 roky od splatnosti)

Pokud jde o další dokumenty společenství – máme na mysli dokumenty vystavované vlastníkům z titulu správy domu, není v současné době v platnosti zákon, který by nařizoval dobu jejich úschovy. Přinejmenším je potřeba uschovat je po dobu, kdy lze dané dokumenty reklamovat – budete-li je uschovávat po stejnou dobu, jako ostatní účetní záznamy, tj. ve lhůtě 5 let, jde určitě o dobu dostačující.

Tady je jednoduchá tabulka: